求人サイトの応募フォームに比べて、公式LINEでの応募は気軽です。電話をかけるほどではないけれど、少し気になる。そんな人が、スマホからそのまま連絡できるからです。
その反面、気軽に送れるぶん、返信のしかたで印象が大きく変わります。返事が遅い、堅すぎる、いきなり質問攻めにされる。そう感じた人は、静かにトークを閉じてしまいます。
この記事では、公式LINEで応募を受けるときに押さえておきたい返信のコツを、返信の速さ、最初の一言、面接日の決め方、前日の連絡、聞きすぎないこと、の順に整理します。
返信は「早すぎず、遅すぎず」が目安
応募者は、メッセージを送った直後はスマホを手にしています。返事が半日も来なければ、その間に別の求人を見始めるかもしれません。できるだけ早く返す、というのが基本です。
即答しなくてもよい
一方で、送った瞬間に返ってくると、機械的な応対に見えたり、友達同士のような軽いやりとりが続いたりすることがあります。数分ほど間をおいてから、丁寧に返すくらいが、ちょうどよい距離感です。
夜に届いたら翌朝いちばんに
夜遅くに届いたメッセージに、無理に深夜に返す必要はありません。ただし、翌朝は最初の仕事として返信します。「夜に送ったのに、昼まで音沙汰がない」という状態を作らないことが大切です。
最初の一言は「受け取りました」と「次にすること」
最初の返信で伝えたいのは、次の二つです。
- メッセージを受け取ったこと、ご連絡へのお礼
- このあと何をするのか（誰が、いつまでに、何をするのか）
「ご応募ありがとうございます。担当の〇〇です。確認のうえ、このあと面接の候補日をお送りしますね」のように、先の見通しを添えます。応募者は、自分の連絡がちゃんと届いたかどうかがいちばん気になっているからです。
担当者の名前を出す
名前の見えない会社より、名前のある担当者のほうが安心して話せます。最初の一言に、担当者の名前をそのまま入れておきます。
質問にはまず答える
応募者から「未経験でも大丈夫ですか」「顔出しは必要ですか」といった質問が来たら、日程の話より先に、その質問に答えます。疑問が残ったまま面接の案内をされても、人は動きにくいものです。答えたうえで、「よろしければ一度お会いして、詳しくお話しします」とつなげます。
面接日は「空き」を先に出して選んでもらう
「ご都合のよい日を教えてください」と聞くと、相手は考えて文章を書かなければならず、やりとりも何往復かになりがちです。
そこで、こちらの空いている日時をいくつか先に見せて、選んでもらう形にします。美容院やクリニックのネット予約と同じ発想で、選ぶだけなら相手の手間は少なくて済みます。
- 実際に空いている日時だけを出す
- 選ばれた枠は、他の人に出さない
- 合う日がない人のために、希望を書いて送れる入り口も用意しておく
決まったら、日時、場所、持ち物、当日の担当者の名前を、すぐに送ります。応募の熱が高いうちに日程まで決め切ることが、面接に来てもらうための近道です。
前日の連絡で「待っています」を伝える
日程が決まっても、当日までに気持ちが揺れたり、うっかり忘れたりすることがあります。前日に一言連絡を入れておくと、来てもらいやすくなります。
「明日、〇時にお待ちしています。〇〇が担当します。道に迷ったら、このトークに連絡してください」といった短い文で十分です。
行けなくなったときに、気軽に「変更したい」と言える空気も大切です。何も言わずに来ないより、前もって知らせてもらえるほうが、会社にとっても助かります。
聞きすぎない
応募を受けると、確認したいことが次々に浮かびます。経験、資格、希望の勤務日、家族構成。けれども、LINEでの最初のやりとりで質問を並べると、面接の前に審査されているような気持ちになり、応募者は引いてしまいます。
- 最初のやりとりで聞くのは、面接に必要な最小限だけにする
- 詳しい確認は、会って話す場で行う
- 一度に聞くのは、ひとつか二つまでにする
LINEは「会うための入り口」と考えると、聞くべきことと聞かなくてよいことが整理できます。
返信の文面は「話し言葉に近い丁寧語」で
LINEは、普段から友人や家族とやりとりしている場所です。そこへ、手紙のように堅い文面が届くと、急に距離を感じてしまいます。かといって、くだけすぎた言葉づかいも、会社としての信頼を損ないます。
目安にしたいこと
- 一文を短くして、改行をこまめに入れる
- 「〜させていただきます」を重ねず、「〜します」「〜ですね」を使う
- 絵文字やスタンプは、使うとしても控えめにする
- 長い案内は、ひとつのメッセージに詰め込まず、短く区切って送る
読むのはスマホの小さな画面です。ひと目で意味がつかめる長さに収めることが、読み飛ばされないための工夫になります。
まとめ
- 返信は、早すぎても遅すぎても印象が変わる。数分ほど間をおいて、丁寧に返す
- 最初の一言は、受け取ったことのお礼と、このあと何をするのかを伝える
- 質問が来たら、日程の案内より先にまず答える
- 面接日は、空いている日時を先に出して選んでもらい、決まったらすぐ詳細を送る
- 前日に一言連絡し、行けないときも気軽に伝えられるようにする
- 最初のやりとりでは聞きすぎず、詳しい確認は会って行う